고객자료를 엑셀(EXCEL) 파일로 저장하는 방법
 
 
 1. 기능에 대하여 
 
    관리 프로그램에 입력한 고객자료를 마이크로소프트사의 엑셀(Execl) 
    파일로 저장할 수 있습니다. 
    
    프로그램을 타사 프로그램으로 바꾸고 싶은 경우에 고객자료를 엑셀파일로
    저장하여 다른 프로그램에서 불러 들이면 새로 입력할 필요 없이 바로 
    사용할 수 있습니다.
     
    타사 프로그램에서 엑셀로 저장한 자료나 
    직접 입력한 엑셀 파일 등을 불러들이는 기능도 있으므로 
    프로그램을 바꾸고 싶은 경우에도 편리합니다.
 
     
 2. 관리프로그램의 용어에 대하여

    관리프로그램이란 회원님께서 구입하신 프로그램의 제목입니다.
    판매고객관리, 주문배달관리, 개인정보관리, 정수기필터교환관리,
    A/S(수리)통합관리, 택배퀵서비스 등이 있습니다. 
 
     
 3. 엑셀(Excel) 프로그램이 설치되어있어야만 동작합니다
 
    엑셀리더(Reader)가 설치되어서는 동작하지 않습니다.
    반드시, 마이크로 소프트사의 엑셀이 설치되어있어야만 합니다. 
    MS-Office를 설치하면 엑셀이 설치됩니다. 


 4. 고객자료를 엑셀로 저장하는 방법입니다
 
    관리 프로그램에 따라 화면이 조금씩 다르지만
    아래의 그림처럼 [ 엑셀로 저장하기 ]라는 기능에서 지원합니다.

    관리 프로그램의 고객관리-고객관리대장이나 우편라벨인쇄 메뉴에서
    이 기능을 찾아 볼 수 있습니다.
 
    [ 범위설정 ], [ 다중선택 ]으로 전체 고객명단 중에 원하는 자료만을
    발취하여 엑셀로 저장할 수도 있습니다.
     
    


    엑셀로 저장하기를 하면 아래 그림과 같이 초기 화면이 나타납니다.

    


    셀 선택작업 창에서 아무런 셀도 선택을 안 하게 되면 고객성명,전화번호,고객주소
    등 프로그램 내에서 입력한 모든 항목에 대해 엑셀로 저장 됩니다.
 
     부분을 마우스 왼쪽버튼으로 누르면 전체 목록 중에서 원하는 항목만
    선택하여 셀로 저장할 수 있습니다.
 
    
     
 
    아래 그림과 같이 목록에서 엑셀로 저장하고 싶은 항목들만 선택합니다.  
 
    
    

    아래 그림과 같이 관리번호,등록일자,고객분류,고객성명 등으로 셀들을
    선택하였습니다.
 
    한번 선택한 셀 목록은 저장이 되므로 나중에 이 작업을 다시 하게 되면
    이 상태가 다시 화면에 나타나게 됩니다.

    


    아래 그림에서 [ 셀(CELL)전환 ] 버튼을 누르기 전에는 [ 엑셀(XLS)로 저장하기 ]
    버튼이 활성화되지 않습니다. [ 셀전환 ] 버튼을 클릭합니다.

    


    아래 그림과 같이 선택된 항목으로 셀 전환작업을 진행합니다.
    [ 작업중단 ] 버튼을 누르면 완료된 부분까지만 전환되어 화면에 표시됩니다.

    


    작업이 완료되면 아래 그림과 같이 관리번호,등록일자,고객분류,고객성명 순으로
    셀로 전환되어 화면에 표시됩니다. 이 내용은 실제로 엑셀로 저장된 것은 
    아니고 엑셀로 어떠한 내용들이 저장되는지를 보여주는 것입니다.

       


    [ 저장위치지정 ] 버튼을 눌러서 어느 곳에 어떤 이름으로 저장할 것인지를
    지정합니다. 이 작업을 생략하면 C:\SWMAKE.XLS 로 저장됩니다.

    


    [ 엑셀로 저장하기 ]를 누르면 아래와 같은 화면이 뜨면서 저장작업을 마치게 됩니다.

    


    저장하려는 파일명이 이미 존재하면 아래 그림과 같이 메시지가 뜹니다.
    [ 예(Y) ]를 선택해야만 파일이 저장되며 그 외는 작업이 취소됩니다.

         


    아래 그림과 같은 메시지가 나타나면 엑셀저장이 정상적으로 되지 않습니다.
    원인은 같은 파일이 이미 존재하여 작업을 취소하였거나
    해당 파일이 다른 곳에서 이미 열려있는 경우입니다.
 
    엑셀이 정상적으로 컴퓨터에 설치되어있지 않은 경우에도 발생합니다.
    이러한 경우에는 엑셀을 제거하고 다시 설치하여 테스트해보고 여전히 문제가
    발생하면 윈도우를 새로 설치해야만 해결되는 심각한 오류입니다.
 
    관리 프로그램의 문제가 아닌 엑셀이나 운영체제가 정상적으로 설치되어있지
    않아 발생한 오류입니다.

    

    정상적으로 엑셀저장이 되었다면
    바탕화면 내 컴퓨터에서 로컬 디스크 (C:)의 내용을 확인하면
    아래 그림과 같이 SWMAKE.XLS가 새로 생겼음을 확인할 수 있습니다.

    


    생성된 엑셀파일을 열어보면 아래 그림과 같이 보입니다.
 
    


 5. 인쇄작업에서도 엑셀(Excel)저장 기능이 가능합니다

    대부분의 인쇄작업에서도 엑셀저장기능을 제공합니다.
    위에서 설명한 엑셀저장방법과의 차이는 위에서는 원하는 셀들을 직접
    선택하여 엑셀로 저장할 수 있었지만 여기에서는 보고서에 인쇄되는
    항목들로 이미 정해져서 엑셀로 저장됩니다.

    아래의 인쇄작업 창에서 [ 엑셀저장 ] 버튼을 누릅니다.

    
     

    아래의 그림에서 [ 엑셀로 저장하기 ]를 하면 실제 엑셀파일로 저장됩니다.

    
    

질문/답변


질문) 엑셀이 설치되어있지 않은 컴퓨터에서는 안되나요 ?
 
      엑셀로 저장하는 기능은 관리 프로그램의 자체 기능이 아닌 엑셀에서 
      제공하는 기능을 호출하여 처리되므로 엑셀이 설치되어 있어야만 합니다.


질문) 엑셀은 없고 인터넷에서 엑셀리더(Reader)라는 프로그램만 다운 받아
      설치하였습니다. 엑셀파일을 새로 만들 수 는 없어도 읽을 수 는 있습니다.
      이것만으로도 엑셀저장기능이 되나요 ?
       
      엑셀정품이 설치되어있어야만 합니다.
      엑셀리더(Reader)나 비정상적으로 설치된 엑셀환경에서는 
      동작하지 않습니다.


질문) 시스템오류가 발생합니다. 해결 방법은 ? 

      사용자 컴퓨터의 환경에 따라 문제가 발생할 수 도 있습니다.  
      운영체제 Windows XP, 오피스XP 를 설치하길 권장합니다.
      그 외의 환경에서 문제가 발생하며 이 문제는 관리프로그램의 문제가 아닌
      운영체제의 문제로 발생합니다.
 
      윈도우를 새로 설치하거나 서비스 팩을 설치하면 해결됩니다.


질문) 생성된 엑셀파일을 열어보면 각 셀의 간격이 일정하던데 셀의 길이에
      맞게끔 자동으로 조정은 안되나요 ? 

      길이 10정도로 모두 동일하게 되어있습니다.
      엑셀 창에서 사용자가 직접 길이를 변경하여야 합니다.